POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES
Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 tal como se transcriben a continuación:
(a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
(b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
(c) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
(d) Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
(e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
(f) Políticas de Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
(g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el caso concreto LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA.
(h) Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
(i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales en LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA son:
(a) Acceso y circulación restringida: LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA realizará el Tratamiento en sujeción a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales que recolecta en sus Bases de Datos.
(b) Confidencialidad: LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
(c) Finalidad: El Tratamiento realizado por LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular al momento de obtención de su autorización por los diferentes medios dispuestos para tal fin y que además se encuentra contenida en la presente Política.
(d) Legalidad: El Tratamiento que realiza LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA se sujeta a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- e) Libertad: LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA ejerce el Tratamiento cuando cuenta con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular o en aquellos casos en los que se hace necesario en virtud de la vinculación legal o contractual que existe con el Titular. Los datos personales no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
(f) Seguridad: La información contenida en las Bases de Datos de LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA, se maneja con la implementación de las medidas técnicas, humanas y administrativas que se hacen necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
(g) Transparencia: LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA garantiza al Titular su derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
(h) Veracidad o calidad: LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA procura que la información sujeta a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible y se abstiene de realizar el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
DERECHOS DEL TITULAR DEL DATO PERSONAL
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
(a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA o los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
(b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
(c) Ser informado por LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
(d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
(e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
(f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que haya sido objeto de Tratamiento. De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos (i) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable; (ii) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y/o (iv) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
(a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
(b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la reglamentación aplicable, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
(c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
(d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
(e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
(f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
(g) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la reglamentación aplicable.
(h) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
(i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la reglamentación aplicable.
(j) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la reglamentación aplicable y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
(k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
(l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
(m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
(n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Cumplimiento de la Ley
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA cumple estrictamente los requerimientos de ley sobre Protección de Datos Personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
Finalidad
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA informa a los titulares la finalidad especifica del tratamiento de sus datos personales, el cual en todo caso tendrá como fin principal realizar la gestión contable, fiscal, administrativa, comercial, operativa, y de recursos humanos de LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA; así como el desarrollo de actividades de bienestar, salud, educación, cultura, y velar por la seguridad de personas y bienes relacionadas con la actividad de la misma.
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA suprime los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
Autorización
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
No es necesaria la autorización cuando se trate de: Información que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos que sean de naturaleza pública Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Veracidad
La información facilitada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada. El titular garantiza la autenticidad de todos aquellos datos que comunique a LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA. En el tratamiento de la información LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA se acoge a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y de la Constitución. En este sentido LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA sólo hará tratamiento de los datos con autorización del titular y en los casos previstos por la Ley.
La información estará disponible en internet u otro medio de comunicación masivo siempre que el acceso esté controlado de acuerdo a las políticas de LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA y esté limitado a sus titulares o terceros autorizados para el tratamiento de la información.
Seguridad de la información
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA puede publicar bases de datos personales en la Intranet o Internet siempre que cuente con autorización previa del titular de los datos personales, se fijen restricciones para su acceso y la publicación esté aprobada por la Gerencia.
Confidencialidad
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizadas las labores que comprende el tratamiento.
Los colaboradores de LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA encargados del tratamiento de la información personal se comprometen a cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.
Datos sensibles
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA únicamente puede tratar datos sensibles cuando: El titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamiento Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos se requiere autorización de los representantes legales.
Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los titulares.
Derechos de los titulares
Los titulares de la información tratada por LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA tienen los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales Solicitar prueba de autorización otorgada a LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA, salvo en los casos que especifica la Ley que no requieren autorización:
o Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial o Datos de naturaleza pública o Urgencia médica o sanitaria o Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos o Datos relacionados con el registro civil de las personas.
Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013,
Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento por
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA. El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo gerencia@labsnancyflorez.com.co
Consultas
El titular o el causahabiente que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a través del correo electrónico gerencia@labsnancyflorez.com.co
Por solicitud del titular, LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular.
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA responderá la consulta en un término máximo de diez
(10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
Reclamos
El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante LABORATORIOS NANCY FLÓREZ GARCÍA para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que LABORATORIOS NANCY FLÓREZ GARCÍA incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015, el Decreto 255 de 2022 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen”. Ya que, este decreto adiciona la Sección 7 al Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, sobre normas corporativas vinculantes para la certificación de buenas prácticas en protección de datos personales y su transferencia a terceros países”
Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Los reclamos se hacen a través del correo electrónico gerencia@labsnancyflorez.com.co
Los reclamos deben contener:
Identificación del titular Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo Dirección Documentos adjuntos (si aplica)
Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones necesarias.
La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del mismo. En caso de no ser competente para hacerlo, enviará en un término de máximo dos (2) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado.
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
Los reclamos presentados por los titulares se deberán inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos
Transferencia y transmisión de la información
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:
Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales. Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Terceros autorizados por el titular o por la ley.
LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales.
A todo tercero que por su relación con LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA se le encargue el tratamiento de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales
POLITICA TRATAMIENTO DE CLIENTES
Bases de Datos que tienen información de personas naturales o jurídicas que han adquirido servicios de LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA.
Función principal. Explicación
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa Conocimiento de terceros con quienes LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA y el Titular.
Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
Compartir con terceros que colaboran con LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.
Soportar los procesos de auditoría de LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA. Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia. Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA.
Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA tenga algún convenio.
Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes. Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios.
Confirmar los datos necesarios para la entrega de prestación de servicios.
Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante LABORATORIOS NANCY FLOREZ GARCIA.
Proveer nuestros servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación. Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión.
Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios. Realizar encuestas de satisfacción.
Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.
Publicidad y prospección comercial – Análisis de perfiles. Realizar actividades de georeferenciación y estudios estadísticos.
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos. Gestión de facturación y cobro. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgo.
Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio. Finalidades varias – Fidelización de clientes
Implementar programas de fidelización.
Vigencia
La presente Política y Procedimiento entra en vigencia a partir del 01 de enero de 2017 y hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.